VERI*FACTU: el nuevo sistema de facturación que cambiará la forma de trabajar de autónomos y empresas en España

En España, hablar de facturación suele provocar sudores fríos a más de un autónomo o pequeño empresario. A menudo se percibe como un terreno farragoso, lleno de tecnicismos, plazos y obligaciones que parecen estar diseñados para complicar la vida. Pues bien, a todo ese universo se suma ahora un nuevo actor: VERI*FACTU, el sistema que regulará cómo emitimos, registramos y comunicamos nuestras facturas.

Aunque pueda sonar a “otro invento de Hacienda”, conviene mirar más allá. Lo que se pretende con esta normativa no es solo apretar las tuercas a los contribuyentes, sino modernizar el sistema de facturación en España, reducir el fraude fiscal y situarnos al nivel de otros países europeos que ya llevan años aplicando sistemas similares.

El origen legal de VERI*FACTU

El marco legal de VERI*FACTU no surge de la nada. Su base está en el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación. Este decreto fue el primer paso para definir cómo debían ser los programas de facturación del futuro: seguros, trazables e inalterables.

Más tarde, la Orden HAC/1177/2024 detalló los aspectos técnicos. Entre otras cosas, reguló cómo deben ser los registros de facturación, qué debe contener el famoso código QR que aparecerá en todas las facturas y cómo se acreditará que un software cumple la normativa mediante la llamada “Declaración Responsable”.

Finalmente, en abril de 2025 se aprobó el Real Decreto 254/2025, que ajusta los plazos de implantación. Es decir, fija cuándo deben estar adaptados los sistemas de facturación para empresas y autónomos.

En paralelo, no podemos olvidar que la Ley General Tributaria (Ley 58/2003) ya había establecido en su artículo 29.2.j la obligación de que los sistemas de facturación garanticen integridad, conservación y trazabilidad. Y en el artículo 201 bis reguló un régimen sancionador bastante contundente para quienes usen sistemas fraudulentos o no adaptados.

¿Qué es en realidad VERI*FACTU?

Podemos definir VERI*FACTU como un nuevo estándar de facturación electrónica. A partir de su entrada en vigor, las facturas ya no serán simples documentos en PDF o papeles impresos. Serán registros electrónicos estructurados, con una huella digital que asegura que no pueden manipularse sin dejar rastro, y con la posibilidad —en muchos casos la obligación— de ser comunicados directamente a la Agencia Tributaria.

Cada factura llevará un código QR que permitirá verificarla fácilmente. Y, dependiendo de la modalidad elegida, incluirá o no la leyenda “Factura verificable en la sede de la AEAT – VERI*FACTU”.

Aquí está la clave: habrá dos modalidades.

• VERI*FACTU: en este caso, cada factura se envía automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento de emitirse. Es la opción más transparente y directa.
• No VERI*FACTU: en esta otra modalidad, las facturas no se envían en tiempo real, pero el sistema debe generar y conservar los registros con todas las garantías. Si Hacienda los solicita, deben poder transmitirse sin alteraciones.

Plazos claros para no despistarse

Uno de los grandes problemas con las normativas fiscales es que mucha gente las deja para el último minuto. Y aquí hacerlo puede salir caro.

El calendario oficial, fijado por el Real Decreto 254/2025, es el siguiente:

• Antes del 1 de enero de 2026: todas las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben tener sus sistemas de facturación adaptados.
• Antes del 1 de julio de 2026: el resto de obligados, entre ellos la mayoría de los autónomos, deberán estar también plenamente adaptados.

Además, los fabricantes de software tienen un plazo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024 (es decir, hasta finales de julio de 2025) para ofrecer programas compatibles. Y la Agencia Tributaria debe tener lista, en esa misma fecha, la infraestructura necesaria para recibir los registros de facturación.

Qué cambia en la práctica para autónomos y empresas

Aquí viene lo que más interesa: cómo afecta todo esto a la vida diaria.

1. Adiós a las facturas “caseras”. Excel, Word, plantillas improvisadas o facturas en papel dejarán de ser válidas. Habrá que usar software adaptado y declarado conforme a la normativa.
2. Todas las facturas serán electrónicas en origen. Aunque al cliente le sigamos enviando un PDF, lo importante será el registro electrónico generado por el sistema. Ese es el documento válido a ojos de Hacienda.
3. El QR se convierte en obligatorio. Cada factura llevará un código que permitirá verificar la operación. En la modalidad VERI*FACTU, además, figurará la leyenda que acredita que está registrada en la AEAT.
4. Transparencia total o casi. Si se opta por VERI*FACTU, Hacienda recibirá las facturas en tiempo real. Si se opta por no enviarlas en el momento, igualmente estarán generadas y firmadas, listas para ser revisadas en caso de requerimiento.
5. Nuevos procedimientos internos. Habrá que acostumbrarse a que las anulaciones o incidencias también generen registros encadenados, de forma que nada se pierda ni pueda borrarse.

El régimen sancionador: lo que nadie quiere sufrir

No cumplir con VERI*FACTU no es un simple “tirón de orejas”. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece sanciones muy duras:

• 50.000 euros por ejercicio para quienes usen sistemas de facturación que no cumplan con los requisitos o que permitan manipulaciones.
• 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de software para quienes fabriquen o comercialicen programas que incumplan la normativa.
• Además, multas de 1.000 euros por cada sistema vendido sin la certificación correspondiente cuando esta sea exigible.

Estas sanciones no son teóricas: la AEAT está decidida a aplicarlas. Y no olvidemos que en paralelo, cualquier factura emitida de manera incorrecta puede provocar que un cliente no pueda deducirse el IVA o que se cuestionen gastos deducibles.

Cómo adaptarse sin morir en el intento

El cambio es grande, pero no tiene por qué convertirse en una pesadilla. Algunos consejos prácticos:

• Habla con tu proveedor de software: pregunta si ya tiene la versión adaptada a VERI*FACTU y exige la Declaración Responsable que lo acredita.
• Elige modalidad con criterio: VERIFACTU ofrece más transparencia y menos riesgos de inspecciones, pero implica enviar todo a la AEAT en tiempo real. La modalidad no VERIFACTU reduce comunicación inmediata, pero obliga a conservar y firmar registros de manera impecable.
• Forma a tu equipo: no hace falta ser experto en informática, pero sí entender cómo se emite, se anula o se corrige una factura bajo este sistema.
• No lo dejes para el último día: quien llegue a junio de 2026 sin estar preparado se encontrará con prisas, errores y, seguramente, sanciones.

Más que una obligación, una oportunidad

Es cierto: a nadie le gusta que le impongan un nuevo sistema. Pero conviene verlo desde otra perspectiva. Con VERI*FACTU, todos jugamos con las mismas reglas, se acaban los programas “trampa” y se gana seguridad jurídica. También puede ser una oportunidad para modernizar la gestión de tu negocio, ahorrar tiempo y dar una imagen de seriedad y confianza a tus clientes.

En resumen: VERI*FACTU es ya una realidad. Viene respaldado por el Real Decreto 1007/2023, la Orden HAC/1177/2024 y el Real Decreto 254/2025, y se apoya en la Ley General Tributaria para fijar obligaciones y sanciones. Los plazos son claros: enero y julio de 2026, dependiendo de si eres empresa o autónomo. Y las sanciones, muy serias.

La mejor estrategia es informarse, actuar con tiempo y adaptarse sin miedo. Porque más vale convivir con VERI*FACTU de forma tranquila que enfrentarse a él tarde y mal.