Sistemas de gestión documental para pequeñas empresas

La administración eficaz de documentos es una prioridad para cada vez más directores y empleados de una compañía, incluso de las empresas más pequeñas. A menudo, estas pequeñas empresas buscan una solución de gestión documental mucho más simple. 

Un sistema de gestión documental pequeño puede ir orientado tanto a una pequeña empresa con un máximo de diez o quince usuarios, como para un departamento con los mismo usuarios de una gran empresa.

Una pequeña organización elige una unidad de red compartida en cuanto tiene problemas con la administración de documentos. Así, no hay que enviar nada al hacer un cambio. Por estos motivos las plataformas gratuitas para colaborar en documentos, como Dropbox o Google Drive, son herramientas tan populares. Pero una unidad de red compartida o una plataforma gratuita, no termina del todo con los problemas de las pequeñas empresas. Por ejemplo, si no hay un control de versiones y cada empleado guarde el documento a su manera, se crearía una cantidad ingente de documentos guardados. Por ello, un sistema de gestión documental más extenso resulta ser una mejor opción. 

Cuando una pequeña empresa está considerando un gestor documental, las funcionalidades básicas reales son especialmente importantes. Las funcionalidades básicas necesarias son: ubicación central de almacenamiento, la administración de versiones, y una buena función de búsqueda. Algunas compañías tienen requisitos más específicos en el sistema de gestión documental. 

Normalmente una empresa pequeña quiere mantener el sistema de gestión documental simple, pero añadir enlaces a este sistema, que suelen ser los programas de correo electrónico y contabilidad conectados al gestor documental. 

Un enlace supone un desarrollo menos complejo que una integraicón completa con otro software. Normalmente el sentido de este tipo de enlaces es unidireccional, normalmente los e-mails se envían automáticamente al gestor documental, pero no se realiza de manera inversa. El sistema de gestión documental no controla el correo. Lo mismo ocurre con la vinculación con un programa de contabilidad. 

Las funcionalidades anteriormente indicadas constituyen la base de la administración de documentos, sin embargo hay empresas que buscan un gestor documental más extenso. Algunas extensiones pueden ser el tratamiento de leyes y regulaciones. Otra extensión puede ser el programa financiero. 

Obviamente, la adquisición y el mantenimiento de un sistema de gestión documental cuesta dinero, pero hay opciones para todo tipo de presupuestos. Si se tiene un presupuesto más bajo, hay que decidir entre las opciones disponibles cuáles son las funcionalidad prioritarias. La mayor parte de los sistemas de gestión documental, son modulares, por lo que la empresa puede ir agregando funcionalidades progresivamente. 

La solución en la nube suele ser muy popular entre las pequeñas empresas. Así se puede trabajar de una forma más eficiente y flexible. Normalmente el tipo de solución en la nube que tienen las pequeñas empresas es en forma de Software como Servicio (SaaS). El proveedor se encargará del mantenimiento y de la seguridad del gestor documental. Así se ahorran en gastos de personal. Los documentos de la empresa se almacenan en servidores externos, del proveedor o servidores de un centro de datos elegido por la empresa. No es necesario comprar un hardware adicional. Si la empresa ya posee un servidor local, una buena alternativa también puede ser hacer una implementación en él. Eso sí, debe tenerse conocimiento y tiempo para el mantenimiento y la seguridad. 

Normalmente en estos servicios en la nube en modo SaaS, se paga una cantidad fija al mes por ususario. Es recomendable registrar los precios de las licencias por un largo periodo, si no el proveedor podría aumentarlos en el futuro. De este modo el modelo de pago es más predecible. 

Otro tema a tener en cuenta a la hora de seleccionar o gestionar un sistema de gestión documental es el tiempo que tarda en llevarse a cabo la implementación. La velocidad depende de tres elementos:

  • El proceso de decisión
  • La implementación
  • La migración

Normalmente el proceso que lleva más tiempo es el de la decisión. Se examinará cómo configurar el sistema de gestión documental junto con el partner de implementación. En la implementación del sistema de gestión documental, se tarda habitualmente una semana. La implementación consiste en la instalación del software. Con una solución en la nube, esto puede ser incluso más rápido. Una vez hecho esto llega el proceso de migración de los documentos existentes. No se migrarán los documentos con contenido duplicado, ni versiones obsoletas o documentos cuyo periodo de retención haya expirado. Normalmente la duración de este proceso también suele ser de una semana. 

Una empresa pequeña no quiere perder mucho tiempo en una formación intensiva de los empleados sobre el uso del gestor documental. La empresa quiere que sea intuitivo para que los empleados sean capaces de trabajar rápidamente con él. 

Una pequeña empresa, al igual que cualquier otro tipo de empresa, deberá hacer una elección estratégica sobre el partner de implementación. Esta elección supone una gran influencia en la fluidez de la implementación y en el servicio de mantenimiento posterior. 

Fuente: tic.PORTAL

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